5 características fundamentais para uma operação de portaria de sucesso

A entrada de um evento vai muito além de um local que o público atravessa para acessar o evento. Por isso, é preciso pensar em uma estratégia de operação de portaria de sucesso para gerar a melhor experiência possível a todos os participantes.

Se você não acredita que pensar estrategicamente no formato, na estrutura e no layout deste espaço é tão importante quanto os demais elementos de um evento, me acompanhe neste post. Ele fará você mudar de ideia!

A portaria é o primeiro contato do cliente com o evento. É justamente a primeira impressão causada em relação à organização (ou desorganização). Por esse motivo, é um momento decisivo, em que é entregue a experiência que se deseja promover com o evento.

O pensamento que passará na mente do público caso a portaria não esteja bem estruturada será:

“Se logo na entrada a recepção não foi organizada e eficiente, imagina só o restante do evento?”

Para garantir que o seu evento seja um sucesso antes mesmo do cliente entrar, é fundamental investir em uma operação de portaria que funcione.

5 características de uma operação de portaria de sucesso

Para garantir que o seu evento já inicie causando uma boa impressão, é fundamental investir no planejamento de uma operação da portaria eficiente. 

Para isso, irei apresentar 5 características fundamentais para que esse primeiro contato do público supere as expectativas e seja um sucesso.

Funcionalidade

Uma portaria foi desenhada para ser ágil, desenrolada, prática e fluída. Isso envolve refletir sobre a quantidade de operadores de check-in e espaço físico para montagem de gradis de acordo com a quantidade de público previsto.

Dessa forma, os participantes irão conseguir adentrar no evento sem enfrentar filas ou aglomerações e de forma segura. Principalmente agora, com a retomada do mercado de eventos em tempos de COVID-19, esse cuidado será essencial.

Organização

Organize as filas por tipo de acesso: pista, premium, camarote, entre outros. Sinalize os tipos de acessos categorizados conforme a nomenclatura de cada ingresso. Construa mapas que orientem os diversos acessos e os deixe disponíveis logo na entrada. 

Pense na programação visual do espaço levando em consideração as características de uma portaria. Isso significa não posicionar muitos elementos que atraíam o público a tirar fotos e causar aglomerações no local indevido. Deixe para realizar esse tipo de ativação e decoração atrás desses acessos.

Contexto

Todos os envolvidos na operação de uma portaria de sucesso devem saber tudo o que acontecerá no restante do evento. Para isso, oriente o coordenador da portaria e disponibilize todas as informações necessárias sobre o evento e a operação de portaria em si. 

Informe sobre permissão de classificação autorizada no alvará, características do seu evento, localização de banheiros, line up e necessidades sobre conferência de documentos e identificação dos convidados.

Também é preciso checar as entradas destinadas a pessoas com deficiência e garantir que os espaços de acessibilidade estejam adequados. A equipe de portaria (coordenadores, validadores de check in, recepcionistas) devem estar vestidos de acordo com o contexto do evento, seja uniforme ou com as cores designadas.

Integração

Verifique se os coordenadores das equipes que auxiliam e integram a operação da portaria conseguem se comunicar pelo rádio. Equipes como limpeza, segurança, recepcionistas, apoio da ticketeira e bilheteria devem estar preparadas para atender de imediato demandas deste setor. Uma integração bem-feita significa resolução eficiente e imediata de problemas, evitando danos aos participantes.

Experiência

A característica mais importante do seu evento é a experiência do público. Os participantes querem e devem ser bem recebidos desde o momento em que chegam até a saída. Portanto, certifique-se de que a equipe de staff está bem apresentada e transmitindo a atmosfera do evento para todos que passarem por ali. 

Essas primeiras experiências aumentam a qualidade do seu evento e, consequentemente, satisfazem a expectativa dos seus clientes. Focando na experiência desde o primeiro contato, na portaria, com certeza seu evento será relembrado e elogiado.

Com essas dicas, você conseguirá planejar uma operação de portaria de sucesso, garantindo que seu cliente seja bem recebido, de forma positiva e assertiva. Afinal, fila é coisa do passado, então vamos mantê-la por lá, tudo bem?

Ah, também é muito importante manter sempre o mesmo padrão de qualidade. Dessa maneira, os participantes se tornarão clientes fiéis e sempre lembrarão com saudades dos eventos promovidos.

E você, tem alguma experiência sobre operação de portaria para compartilhar com a gente? Deixe aqui nos comentários!